Vous gérez une entreprise et vous entendez parler de décaissement dans vos réunions comptables ? Vous vous demandez ce que signifie exactement ce terme et comment il impacte votre trésorerie ? Vous n’êtes pas le seul à chercher une définition claire de cette notion financière.
Le décaissement fait partie du vocabulaire quotidien de la gestion d’entreprise, mais sa définition précise mérite d’être bien comprise. Entre flux de trésorerie et comptabilisation, ce concept cache des subtilités importantes pour votre activité.
Définition simple du décaissement
Le décaissement désigne toute sortie de liquidités d’une caisse ou d’un compte bancaire destinée à payer un tiers. Il s’agit concrètement de l’argent qui sort de votre entreprise pour régler une facture, acheter du matériel ou rémunérer un prestataire.
Cette définition peut sembler évidente, mais attention : un décaissement n’est pas forcément une charge comptable. Quand vous achetez une machine par exemple, vous décaissez de l’argent mais vous acquérez un bien qui devient un actif dans votre bilan. Le décaissement représente donc avant tout un flux de trésorerie sortant.
Dans le cadre de votre gestion quotidienne, chaque décaissement doit respecter certains critères d’éligibilité. Il faut qu’il soit prévu au budget, conforme aux règles d’achat internes, justifié par une pièce justificative et réalisé dans l’intérêt de l’entreprise.
Types de décaissements et leur impact sur la trésorerie
Tous les décaissements ne se ressemblent pas. On distingue principalement trois catégories qui affectent différemment votre budget de trésorerie :
- Les dépenses fixes ou préengagées : loyers, salaires, assurances. Elles sont récurrentes et difficiles à modifier à court terme.
- Les dépenses courantes ou variables : achats de matières premières, frais de déplacement, charges d’électricité. Leur montant fluctue selon l’activité.
- Les dépenses occasionnelles ou reportables : formation, équipement, travaux d’amélioration. Vous pouvez souvent les décaler dans le temps.
Cette classification vous aide à optimiser votre trésorerie. En période difficile, vous pouvez reporter certaines dépenses occasionnelles ou négocier des échéanciers pour les dépenses courantes.
Comptabilisation et contrôle des décaissements
Chaque décaissement doit être enregistré et justifié. Votre comptable ou gestionnaire de dépenses a la responsabilité de comptabiliser ces sorties d’argent et de conserver les pièces justificatives : factures, bons de commande, contrats.
Le suivi rigoureux des décaissements permet de maîtriser votre trésorerie et d’anticiper vos besoins de financement. Sans ce contrôle, impossible de savoir précisément où va votre argent et de prendre les bonnes décisions.
Certaines sorties d’argent comme les dividendes versés aux associés ou les remboursements d’emprunts constituent des décaissements sans être des charges d’exploitation. D’où l’importance de bien distinguer flux de trésorerie et impact comptable.
Pour optimiser vos décaissements, établissez un budget prévisionnel, mettez en place des procédures de validation et organisez des contrôles réguliers. Ces bonnes pratiques vous éviteront les mauvaises surprises et amélioreront votre rentabilité.
